La norma 5.7 señala que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben establecer los procesos necesarios para asegurar razonablemente que la comunicación de la información se da a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, según los asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo.
La norma 5.7.1 indica que deben establecerse y funcionar adecuados canales y medios de comunicación, que permitan trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución.
En el caso de la comunicación interna en la UNED se cuenta con el correo electrónico el cual es un medio oficial de comunicación, el cual permite trasladar la información de una forma ágil y segura.
Según la norma 5.7.2 la información debe comunicarse a las instancias competentes, dentro y fuera de la institución, para actuar con base en ella en el logro de los objetivos institucionales.
La información requerida por instancias externas como la Contraloría General de la República debe ser enviada oportunamente y con la calidad requerida por este ente de fiscalización.
La norma 5.7.3 señala que la información debe comunicarse al destinatario con la prontitud adecuada y en el momento en que se requiere, para el cumplimiento de sus responsabilidades.
La comunicación de información requerida por otras instancias para el desarrollo de sus procesos se debe enviar a ésta en el momento justo, con el fin de no atrasar los procesos para los cuales esta información es necesaria.
Según la norma 5.7.4 se deben instaurar los controles que aseguren que la información que se comunica resguarde sus características propias de calidad, y sea trasladada bajo las condiciones de protección apropiadas, según su grado de sensibilidad y confidencialidad. Así también, que garanticen razonablemente su disponibilidad y acceso por parte de los distintos usuarios en la oportunidad y con la prontitud que la requieran.
Los medios de comunicación de la información deben garantizar que la información que se envía por ese medio no sea modificada y se garantice su confidencialidad de ser el caso.
Casos
A continuación, se le presenta unos casos o situaciones que ejemplifican incumplimiento de lo definido en esta norma de calidad de la comunicación. Valórelos y analícelos.
María trabaja en una institución que se dedica a la educación. En esta existen varios departamentos que generan diversos recursos que sirven de apoyo a los estudiantes para el éxito en sus estudios. En una oportunidad María requería desarrollar un proyecto con sus estudiantes para lo cual necesitaba algunos videos y materiales multimedia entre otros. Debido a que ella no encontró los recursos que necesitaba solicitó que se los elaboraran, tiempo después buscando información para otro proyecto, casualmente encontró varios recursos que le hubieran servido para su proyecto y que hubieran evitado el desarrollo de otros nuevos muy similares. Esto ocurrió debido a que los recursos no estaban debidamente divulgados y no estaban ubicados en un lugar de fácil acceso, lo que generó un gasto que se pudo evitar.
Julián trabaja en una escuela primaria y es el encargado de tener todo el material impreso para ser entregado a los niños al inicio de cada clase, de manera que la maestra no se atrase en el desarrollo de sus clases. Un día la maestra Camila iba a comenzar a dar sus clases cuando se dio cuenta que Julián no le había dejado los materiales en su aula, luego de pasados 10 minutos de iniciada la clase llega Julián indicando que se había atrasado por un inconveniente personal, posteriormente cuando Camila reparte el material a sus estudiantes se da cuenta que no le alcanzan, y ella le había solicitado por correo electrónico, días previos, a Julian las 20 copias del material, al llamar a Julián para preguntarle la razón de la falta de material, él le indica que su jefatura le comunicó que sacara solo 15 copias. Debido a la falta de comunicación adecuada algunos de los niños se quedaron sin el material para trabajar ese día y la maestra debió cambiar la metodología de la clase ya planificada.
