La norma 4.6 indica que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben ejecutar actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Las normas presentan un grupo de actividades de control en cuanto a cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, pero son las autoridades y jefaturas quienes definen cuales aplicar a sus procesos, de acuerdo con la institución.
La norma 4.6.1 señala que las autoridades y los jefes deben, según sus competencias, establecer, actualizar y divulgar las regulaciones y demás actividades de control pertinentes para promover y vigilar el cumplimiento, de las obligaciones relacionadas con la rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública o de la institución por los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores institucionales.
La universidad cuenta con una normativa específicas sobre rendición de cauciones, la cual debe ser aplicada por los funcionarios a quienes les corresponda.
La norma 4.6.2 señala que las autoridades y los jefes deben, presentar a las instancias pertinentes, un informe de fin de gestión, donde se resuman entre otros asuntos, las actividades realizadas durante su período de funciones, los logros obtenidos—incluyendo los relativos al SCI—, el estado de las recomendaciones de la auditoría interna y las disposiciones de la CGR y otros órganos con competencias, y sus sugerencias para la marcha futura de la institución, así como los asuntos en proceso o que deben ser asumidos. Asimismo, deben realizar la entrega formal de los bienes institucionales que les hayan sido asignados.
Cuando alguna autoridad o jefatura termina el periodo por el cual fue nombrado, elabora su informe de fin de gestión, de acuerdo a las directrices de la contraloría, lo presenta al consejo universitario y posteriormente la oficina de recursos humanos lo coloca en la página de la universidad, de manera que el mismo sea accesible para cualquier persona que lo requiera consultar.
Casos
A continuación, se le presenta un caso o situación que ejemplifica incumplimiento de lo definido en esta norma de cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. Valórelo y analícelo.
Juana está encargada de editar un libro y tiene definido un cronograma para la ejecución de cada una de las etapas que se requieren para ya tener listo el libro y enviarlo a la imprenta. Cuando Juana está en la etapa de incluir información que viene de otros autores diferente al propio del libro no sabe si ella o el autor debe pedir los permisos para poder incluir esa parte al libro, al igual que la utilización de algunas imágenes que le entregaron, ella busca en los procedimientos y lineamientos de la organización pero no encuentra nada claro que le defina como actuar en esos casos, por lo que debe consultar a su jefatura y debido a que la jefatura tampoco lo tenía claro debe hacer la consulta a la oficina que se encarga de los aspectos legales, todo esto implicó un gran atraso en la edición del libro y en todo el proceso posterior que ya se encontraba calendarizado.
