La norma 2.1 en su inciso d) indica que se debe contar con una estructura organizativa apropiada acorde con las necesidades y la dinámica de las circunstancias institucionales.
La norma 2.5 indica, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y de conformidad con el ordenamiento jurídico y las regulaciones emitidas por los órganos competentes, deben procurar una estructura que defina la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, así como la relación con otros elementos que conforman la institución, y que apoye el logro de los objetivos. Dicha estructura debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional, el entorno y los riesgos relevantes.
La universidad debe contar con una estructura organizacional acorde a su misión y que contribuya con el cumplimiento de los objetivos institucionales. Las diferentes oficinas deben estar ubicadas, jerárquicamente, en un lugar que les permita desarrollar adecuadamente sus funciones. El manual organizacional de la UNED establece como es esta estructura actualmente, la misma debe ser cambiante de acuerdo a las necesidades y cambios del entorno.
La norma 2.5.1 indica, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que la delegación de funciones se realice de conformidad con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la asignación de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las acciones pertinentes.
Cuando se deleguen funciones esto debe ser claramente definido, como también las responsabilidades y autoridad que esta delegación implica.
La norma 2.5.2 indica, la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales.
Con el fin de evitar riesgos, es necesario definir actividades de control en los procesos que impliquen la autorización o aprobación, de las jefaturas o responsables, de manera que los productos o servicios obtenidos sean de la calidad esperada por el usuario.
La norma 2.5.3 indica, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores.
Es necesario que en un proceso no sea la misma persona la que ejecuta, registra, aprueba y autoriza las actividades.
Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.
Cuando las oficinas sean de poco personal y no sea posible dividir las funciones de ejecución, registro y aprobación, es necesario implementar otro tipo de mecanismo que aseguren el cumplimiento adecuado de las funciones.
La norma 2.5.4 indica que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben procurar la rotación sistemática de las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita aplicar esa medida.
En el caso de que se pueda, se deben rotar las labores de los funcionarios, de manera que al ausentarse alguno no se detenga el proceso y el control de una labor no se centre en una sola persona.
Casos
A continuación, se le presenta un caso que ejemplifican incumplimientos de lo definido en esta norma de estructura organizacional. Valórelo y analícelo.
Pepe se encarga de la cátedra llamada sociedades y cuenta con María, quien le ayuda como asistente, la cual tiene definidas sus funciones de acuerdo con el manual de puestos, sin embargo, Pepe muchas veces le delega a María parte de sus funciones como encargado para que ella resuelva problemas y ejecute acciones que no son de su competencia ni está debidamente capacitada para ejecutarlas, por lo que en una ocasión María resolvió un problema con un usuario que llevó a generar costos mayores a la institución y a molestias del usuario.
