La norma 4.3.1. indica que las autoridades y las jefaturas, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. Adicionalmente indica que se debe considerar por lo menos:

1. La programación de las necesidades de determinados activos.
2. La asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición de deberes y funciones.
3. El control, registro y custodia de la documentación asociada a las adquisición, inscripción, uso, control y mantenimiento de activos.
4. El control de los activos asignados a dependencias desconcentradas o descentralizadas.
5. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos.
6. Los convenios interinstitucionales para préstamo de activos.
7. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones costosas.

Todos estos requerimientos deben estar incluidos en el reglamento de activos de la institución.

La norma 4.3.2 sobre custodia de los activos, señala que a cada funcionario que utilice normalmente en el desarrollo de sus labores activos, se le debe asigna su custodia formalmente. Cuando existen activos a ser utilizados por múltiples funcionarios la custodia y administración debe encomendarse a un funcionario responsable de su uso y acceso.

En la universidad los activos que cada funcionario utiliza le son asignados para su respectivo uso y custodia. La lista de los activos de los cuales cada funcionario es responsable se pueden ver en el sistema de información de activos disponible en la intranet de la institución.

La norma 4.3.3 indica que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados.

La vigilancia y dispositivos de seguridad dependen del tipo de activo, su valor y su ubicación. Es importante tener en cuenta todos estos aspectos de manera que los controles no salgan más costosos que el valor del activo.

En la oficina donde trabaja Matías también hay personal de otra oficina, es decir, comparten el espacio dos oficinas de índole muy diferente lo cual complica mucho el cuido de los activos, pues hay activos compartidos como la impresora que es utilizada por todos. En una oportunidad se le perdió una pieza a la impresora y por eso no funcionaba y ninguna de las dos oficinas se quería hacer responsable de la pérdida y debido que la usaban muchas personas no fue posible determinar quién se llevó la pieza y debido a este inconveniente la reparación de esta duró varios días y Matías y sus compañeros tuvieron que buscar ayuda en otras oficinas.

En el laboratorio de química se utilizan una variedad de instrumentos muy delicados, entre ellos el medidor de pH, en una ocasión este medidor apareció quebrado y no se tenía reporte por parte de algún docente, estudiante o funcionario que indicara lo ocurrido, por lo cual en el momento que se iba a utilizar fue cuando se detectó el problema. Lo que ocasionó un atraso a los estudiantes en la ejecución de la práctica que debían hacer ya que hasta que no fue posible volver a comprar el medidor de pH los estudiantes no pudieron abordar esa práctica. Si la persona que quebró el instrumento hubiera informado lo ocurrido en el momento, esta situación no se hubiera presentado, pues se habrían realizado oportunamente todas las acciones necesarias para comprar rápidamente el instrumento y así no afectar a los estudiantes.

Rosario es la encargada del centro de datos de una organización, ella cuenta con un carnet que le permite ingresar a este centro, solamente ella y otra persona tienen ese acceso, en una oportunidad se requirió contratar a una empresa externa para que realizara mantenimiento a los equipos. Cuando llegaron los encargados del mantenimiento Rosario los llevó al centro de datos y los dejó entrar usando su carnet, en ese momento llamaron de urgencia a Rosario pues debía atender un incidente en otra oficina, por lo que ella dejó la puerta del centro de datos abierta pues si la cerraba los encargados del mantenimiento no podían volver a ingresar. Cuando los encargados del mantenimiento finalizaron su trabajo salieron y dejaron la puerta abierta sin percatarse que cualquier persona pudiera ingresar. Horas más tarde cuando Rosario volvió al centro de datos se dio cuenta que faltaban unos dispositivos y ahora no sabía si los responsables de su pérdida eran los que realizaron el mantenimiento o cualquier otra persona que entró al lugar.

Camila trabaja en una oficina cercana a la secretaría de la organización, un día ella terminó tarde su jornada laboral y cuando iba saliendo pasó por la secretaría donde se ubican varios equipos, las llaves de todas las oficinas e información sensible, y se da cuenta que las luces están encendidas y la puerta está abierta, entonces ingresa a la oficina y al ver que ya es tarde y no hay nadie comienza a llamar a algunas personas que trabajan en esa oficina y de las cuales tiene el teléfono y llega a la conclusión de que la persona que siempre sale de ultimo y cierra la oficina ese día salió más temprano y asumió que otra compañera apagaría los equipos y las luces y cerraría con llave la puerta, sin  embargo esta otra persona no sabía que era la última en salir ese día y se fue dejando la oficina abierta. Por lo que Camila lo que hizo fue apagar los equipos y las luces y cerrar la puerta sin ponerle llave ya que no contaba con las mismas.