Como lo señala la norma 5.6 las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.
La norma 5.6.1 indica que la información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.
Toda la información que generen los procesos debe ser confiable, es decir, que no contenga errores y que no haya sido cambiada por personas ajenas al proceso.
La norma 5.6.2 señala que las actividades de recopilar, procesar y generar información deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales.
Toda la información que deba ser entregada ya sea a personas internas o externas a la institución, debe ser entregada en el momento justo que sea requerida por estos.
La norma 5.6.3 indica que la información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.
La información requerida por los diferentes usuarios debe cumplir con la necesidad de estos, en cuanto a sus características de cantidad y presentación.
El artículo 8, inciso c), sobre las prohibiciones de los funcionarios, del Reglamento para uso de equipo de cómputo e internet de la UNED, indica que los funcionarios tienen prohibido distribuir por vía electrónica archivos e información comercial y, en general, toda aquella ajena al quehacer de la UNED.
El funcionario no debe utilizar los dispositivos tecnológicos que la institución le provea para el desempeño de sus labores, así como la red institucional y los servicios asociados a ella, como es el caso de correo electrónico de la universidad para distribuir archivos e información comercial y, en general, toda aquella ajena al quehacer de la UNED, así como archivos maliciosos, virus y otras amenazas informáticas que puedan causar daño a los dispositivos como a la información universitaria.
Casos
A continuación, se le presentan una serie de casos o situaciones que ejemplifican incumplimiento de lo definido en estas normas de calidad de la información. Valórelos y analícelos.
En la oficina de Juan deben guardar gran cantidad de información de los usuarios de la organización, esta información es delicada y confidencial por lo cual debe ser custodiada de la mejor manera. El problema que tiene Juan es que en su oficina solamente cuenta con un archivador que se encuentra en mal estado y se le dañó el llavín, de modo que no puede dejar los documentos bajo llave, adicionalmente el comparte la oficina con otras personas. Un día le solicitaron una información específica de un usuario y al buscarla en el archivo se dio cuenta que no estaba completa, lo que generó un gran problema en la organización y no se pudo detectar el responsable de su pérdida.
En la oficina de Jairo se manejan los expedientes de todos los trabajos realizados por la organización, toda esta información solo se almacena en forma física, por lo que se guarda en unas bodegas, y si alguien requiere algún dato en específico debe ir a las bodegas a buscar la información. Adicionalmente, en una oportunidad llovió muy fuerte y una de las canoas de la bodega estaba tapada, lo que ocasionó que se inundara toda la bodega y los documentos que estaban a nivel del piso se mojaron y varios se dañaron, lo que generó la necesidad de buscar alternativas para recuperarlos y para tratar de digitalizar toda la información.
