La norma 5.4 indica que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.
Las herramientas utilizadas para la gestión de los procesos deben garantizar una gestión documental controlada y que permita contar con la información en el momento y lugar oportunos.
Por otro lado, la norma 5.5 señala que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.
Lo anterior incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte electrónico, así como otras condiciones pertinentes.
La UNED cuenta con el Archivo central y con políticas y procedimientos para el adecuado manejo de la documentación, entre ellas todas las dependencias deben tener aprobada y aplicada la tabla de plazos. En cuanto a la información digital cada jefatura define cuando y como realizar los respaldos de la información generada en sus procesos. El artículo 6, inciso c), sobre los deberes de los funcionarios, del Reglamento para uso de equipo de cómputo e internet de la UNED, indica que los funcionarios deben mantener un respaldo de la información que resida en el disco duro de la computadora que se le haya asignado para ejecutar sus labores, mediante los procedimientos o dispositivos que defina la DTIC. El funcionario debe adoptar como una buena práctica de seguridad de la información, mantener uno o varios respaldos de la información de carácter institucional, y estos pueden ser almacenados en el servicio de alojamiento de archivos asociado a la cuenta de correo electrónico de Office 365 que la UNED le brinda al funcionario, al igual que en una unidad de almacenamiento local del dispositivo tecnológico que la universidad le haya asignado como activo a su cargo.
Casos
A continuación, se le presentan una serie de casos o situaciones que ejemplifican incumplimiento de lo definido en esta norma de gestión documental y archivo institucional. Valórelos y analícelos.