La norma 4.4. indica que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a quien la solicite ya sea interno o externo. Las normas presentan un grupo de actividades de control en cuanto a exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información, pero son las autoridades y jefaturas quienes definen cuales aplicar a sus procesos, de acuerdo con la institución.
La norma 4.4.1 indica que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información.
Toda la gestión, que se requiera, se debe documentar ya sea de forma física o digital, esta información debe permanecer en un lugar seguro y que sea accesible para quienes requieran dicha información.
La norma 4.4.2. señala que las autoridades y jefaturas, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. También se debe tener en cuenta la seguridad para su correcto uso.
La institución utiliza diferentes formularios para procesos específicos, los cuales están debidamente numerados y controlados de manera que ninguna persona externa al proceso tenga acceso a los mismos.
La norma 4.4.3 señala que las autoridades y los jefes, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.
Los registros contables y presupuestarios son mantenidos por las oficinas responsables de estos procesos y se mantienen disponibles para quienes los requieran
La norma 4.4.4. indica que las autoridades y jefaturas según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia.
Los libros contables y actas del consejo universitario son mantenidas por los responsables de las mismas y se controlan de acuerdo con la reglamentación que les aplique.
La norma 4.4.5 señala que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.
La ejecución de inventarios de forma periódica es una forma de verificar y conciliar los activos existentes en la organización.
Casos
A continuación, se le presentan una serie de casos o situaciones que ejemplifican incumplimientos de lo definido en estas normas de exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información. Valórelos y analícelos.
Antonio es el encargado de recibir la documentación en la oficina, mucha de esa documentación requiere revisiones y aprobaciones en corto plazo por parte de la jefatura, para que otros procesos en la organización sigan funcionando. En una oportunidad llegaron muchos documentos al mismo tiempo por lo que un documento muy importante que requería respuesta inmediata se traspapeló entre otros, este documento era la aprobación de una compra cuya oferta se vencía al otro día. Antonio no se dio cuenta de que el documento no lo tenía entre los documentos a atender ese mismo día, por lo que no se lo pasó a su jefatura con todos los demás. Al día siguiente lo llaman de la gerencia para indicarle que requerían la respuesta sobre la aprobación de la compra, a lo que Antonio responde que nunca recibió ese documento. Debido a que en los registros de entrega aparecía la firma de Antonio de que si había recibido el documento fue necesario que Antonio comenzara una búsqueda detallada del documento, y más debido a la urgencia de este. En horas de la tarde fue ubicado el documento, pero ya la jefatura encargada de la autorización no se encontraba en la organización, por lo que no fue posible realizar el proceso de compra y se perdió la oportunidad para ahorrar costos.
Antonia trabaja en una oficina donde maneja gran cantidad de información confidencial pues se trata de información personal, el lugar donde está ubicada su oficina es muy pequeño, la puerta no está en buen estado por lo que no permite dejar la oficina completamente cerrada y adicionalmente el archivero donde guarda la información tampoco está en buen estado y no se le puede poner llave. Después de un fin de semana de descanso cuando Antonia regresa a la oficina se da cuenta que el archivo está completamente abierto y comienza a preocuparse por la documentación que se pudo perder y que de llegar a malas manos pueda llegar a afectar a alguna persona.
