Las normas indican que los responsables del SCI deben procurar condiciones idóneas para que los componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada, uniforme y consistente.
El artículo 10 de la Ley señala que es responsabilidad de toda la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar el efectivo funcionamiento del SCI. Estas responsabilidades se especifican dependiendo las competencias de la siguiente manera:
Entiéndase por jerarca, según las normas, al superior jerárquico de la institución quien ejerce la máxima autoridad, puede ser unipersonal o colegiado.
En el caso de la UNED, este jerarca es colegiado y lo conforma el Consejo Universitario.
Entiéndase por titular subordinado, según las normas, al funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
En el caso de la UNED los titulares subordinados son todos aquellos funcionarios(as) que tienen cargo de autoridad (Vicerrectores(ras), Directores(as), Jefes(as), Coordinadores(as)).
Según la Ley, artículo 10 y las normas, la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinado es el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI. Entre esta responsabilidad se incluye:
– Definición de criterios que orienten el funcionamiento de los componentes del SIC.
– El apoyo al adecuado funcionamiento de la auditoría interna.
– La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén documentados, oficializados y actualizados y sean divulgados y estén disponibles.
– La vigilancia del cumplimiento, validez y suficiencia de todos los controles que integran el SCI.
– La comunicación y seguimiento de asuntos relacionados con el SCI que son asignados a funcionarios.
– Las acciones pertinentes para el fortalecimiento del SCI.
– Pronta atención a las recomendaciones, disposiciones y observaciones de los órganos de control y fiscalización (Auditoría interna, Contraloría General de la República u otros).
Según las normas, la responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI está de acuerdo a las responsabilidades de cada puesto de trabajo y se dirigen a que los funcionarios deben realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento del SCI, todo esto de manera oportuna, efectiva y teniendo en cuenta las regulaciones que apliquen.
Según las normas, la auditoría interna debe brindar servicios de auditoría orientados a fortalecer el SCI, de acuerdo a su competencia y teniendo en cuenta la normativa aplicable.