La norma 4.5.1 señala que las autoridades y los jefes deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.

La supervisión de las labores desarrolladas por cada funcionario, para la obtención de los objetivos, es función de sus respectivas jefaturas, quienes finalmente deben dar cuentas de la ejecución de los procesos y de la generación de productos y servicios de calidad.

La norma 4.5.2 señala que las autoridades y los jefes deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda, incluyendo los proyectos de obra pública. Estas actividades de control deben contemplar al menos:

• La identificación de cada proyecto, con indicación de su nombre, sus objetivos y metas, recursos y las fechas de inicio y de terminación.
• La designación de un responsable del proyecto encargado de planear, organizar, dirigir, controlar y documentar el proyecto.
• Elaboración de reportes periódicos que incluyan la planificación, la supervisión y el control de avance del proyecto, los recursos y la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones, y la ejecución de las acciones pertinentes.
• El establecimiento de un sistema de información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al proyecto.
• La evaluación posterior, para analizar la efectividad del proyecto y retroalimentar esfuerzos futuros.

Los proyectos que inicie la institución deben estar controlados en todas sus etapas desde su inicio hasta su finalización. Este control debe estar debidamente documentado. Un ejemplo de esta adecuada gestión de proyecto se puede ver con el proyecto AMI.

Las normas 4.5.3, 4.5.4 y 4.5.5 señalan que se deben establecer otro tipo de controles, en el caso que sean aplicables a la organización, como lo son:

• Controles sobre fondos concedidos a sujetos privados: mecanismos para la asignación, seguimiento y control de los fondos que la institución conceda a sujetos privados. Se debe considerar que estos fondos se utilicen conforme a criterios de legalidad, contables y técnicos, por lo que se debe verificar la capacidad legal, administrativa, financiera y técnica del sujeto privado. Se deben definir los informes periódicos que deberá rendir el sujeto privado. Se debe documentar la gestión realizada por la institución que concede.
• Controles sobre fondos girados a fideicomisos: se deben establecer, mantener, perfeccionar y evaluar las actividades de control necesarias en relación con la planificación, asignación, giro y verificación del uso de los recursos administrados baja la figura del fideicomiso.
• Control sobre bienes y servicios provenientes de donantes externos: se debe establecer, mantener, perfeccionar y evaluar las actividades de control en relación con los bienes y servicios provenientes de donantes externos. Se debe velar porque estos bienes y servicios cumplan con la condición de satisfacer fines públicos y estén conformes con los principios de transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión administrativa.

Estos controles se aplican en el caso que se presenten este tipo de fondos en la institución, en todos los casos se busca mantener un control sobre los mismos.

Como una de las actividades de extensión que ofrece la institución está lo relacionado con los bailes folclóricos con un grupo de muy buena calidad. En una oportunidad el grupo de baile fue calendarizado para realizar unos talleres de baile en una comunidad de Los Chiles, para lo cual ellos se prepararon con la debida antelación. Cuando llegaron a la comunidad, después de varias horas de viaje, encontraron que muy pocas personas habían llegado a recibir los talleres, pues los encargados de realizar la divulgación y la convocatoria no lo habían hecho correctamente. Finalmente, solo dieron un taller a unas pocas personas y se regresaron al otro día temprano. Lo que implicó un gasto de viáticos y tiempo innecesariamente y no se logró el impacto que se esperaba con esa actividad en la comunidad.

Ronald es chofer y debe llevar equipos y correspondencia a varios lugares, en una oportunidad le entregaron una computadora portátil y varios documentos que la acompañaban y debía llevarlos de San José a Perez Zeledón, cuando le realizaron la entrega quedó un registro de que Ronald lo llevaba. El día que Ronald se dirigía a realizar la entrega se presentó un accidente en la carretera que atrasó su llegada por varias horas, por esto cuando llegó al lugar donde debía hacer la entrega solamente se encontraba una persona que ya estaba de salida por lo que se lo recibió muy rápidamente y le dijo que al día siguiente lo registraría pues ella estaba de afán. Ronald confió que así sería y se fue. Pasado un mes llaman a Ronald a consultarle sobre esa computadora y los documentos pues se percatan que no están en su destino y no se habían dado cuenta, a lo que Ronald cuenta lo ocurrido y ya no recordaba el nombre de la muchacha que le había recibido las cosas el día que las llevó. Finalmente, nunca aparecieron el equipo ni los documentos y a Ronald lo amonestaron.

El departamento de sonido realizó la compra de varios equipos muy costosos, en el momento que los equipos llegaron a la organización no se contaba en dicho departamento con un lugar adecuado para ubicar los equipos de manera que funcionaran adecuadamente y no se dañaran. El acondicionamiento del lugar donde se ubicaría el equipo duró mucho más de lo esperado por lo que cuando ya el equipo se ubicó para comenzar a utilizarlo se presentaron varios problemas como fue la desactualización de este, adicionalmente una parte no funcionaba y no se pudo reclamar a la empresa pues ya se había terminado el tiempo de la garantía, también se perdieron unos cables muy costosos que tuvieron que ser comprados nuevamente pues sin ellos no se podía poner a funcionar el equipo.

En la oficina de Tomás se elaboran certificaciones que son solicitadas por los usuarios para diferentes cosas. Estas certificaciones antes de ser emitidas deben ser aprobadas por diferentes personas dependiendo del área de donde se emita el documento, sin embargo la información que llevan las certificaciones es la misma. Debido a que no está claramente definido el tiempo en que se debe dar respuesta a una solicitud de aprobación de un documento de este tipo, hay algunas personas que lo hacen rápidamente como hay otros que se toman varios días y hasta Tomás debe enviarles varios recordatorios para que la envíen. En una oportunidad un usuario solicitó dos certificaciones y debido a que las mismas no se aprobaron al mismo tiempo fue necesario que fuera en varias oportunidades a la organización a preguntar por una de las certificaciones que duró mucho más que la primera en salir, lo que ocasionó una gran molestia al usuario y atrasos en los trámites para los cuales él requería la certificación.