Las actividades de control deben cumplir con los siguientes requisitos, según lo definido por la norma 4.2:
- Integración a la gestión.
Estas actividades deben ser parte de la gestión teniendo en cuenta la eficiencia, eficacia y simplicidad, evitando restricciones que dificulten los derechos de los ciudadanos. - Respuesta a riesgos.
Estas actividades deben ser congruentes con los riesgos a administrar. - Contribución al logro de los objetivos con un costo razonable.
Estas actividades deben presentar una relación satisfactoria de costo-beneficio. - Viabilidad.
Estas actividades deben adaptarse a la capacidad de la institución de implantarlas teniendo en cuenta los recursos disponibles, la capacidad del personal para ejecutarlas y su ajuste al bloque de legalidad. - Documentación.
Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos o en otros documentos similares. Esta documentación siempre debe estar disponible para su uso, consulta y evaluación. - Divulgación.
Estas actividades deben ser de conocimiento general y comunicarse a quien deba aplicarlas.
Casos
A continuación, se le presentan una serie de casos o situaciones que ejemplifican incumplimientos de lo definido en estas normas de actividades de control. Valórelos y analícelos.
Andrea trabaja con una comunidad de mujeres emprendedoras en la zona de Nicoya e inicia un proyecto con un grupo de estas mujeres y para ello debe contratar a un especialista que les va a dar unos talleres, ella organiza todo para ofrecer un producto de calidad a la población interesada, sin embargo, no averigua con tiempo en su organización como debe realizar el proceso de contratación del especialista. Debido a la programación de la actividad y a que ya todo estaba listo para realizar los talleres estos se comienzan a dar, y las asistentes terminan las actividades muy contentas pues fueron de mucho provecho. Cuando el contratista consulta por el pago de los talleres Andrea comienza a averiguar los requisitos y se entera que para poder contratar a un especialista y poderle pagar necesita cumplir con una serie de requisitos como factura electrónica, demostrar que está al día con la CCSS y con el Ministerio de Hacienda, entre otros, lo que nunca se le informó al especialista, quien como no se dedicaba exclusivamente a dar este tipo de talleres no contaba con algunos de estos requisitos, por lo que no era posible pagarle un servicio que ya había dado.
María es la única encargada de elaborar los carnets que identifican a las personas como usuarios de las instalaciones, para elaborar estos carnets María debe usar un software especial al cual se puede ingresar solamente por la clave personal. En una ocasión María tuvo un accidente y la incapacitaron por 15 días, durante este tiempo llegaron varios usuarios a solicitar su carnet para poder utilizar las instalaciones y debido a que nadie más tenía acceso al sistema que los elaboraba ni sabía cómo hacerlos, no se pudieron entregar los carnets a los usuarios causando esto una gran inconformidad de los usuarios ya que no pudieron ingresar a las instalaciones.
