DEFINICIÓN

Los documentos compartidos son materiales que ya no están solo en la computadora del cliente, sino que han dado un giro y se almacenan en la nube, donde cuentan con toda una infraestructura tecnológica que les permite ser editados por varios usuarios al mismo tiempo y desde diferentes localizaciones e, inclusive, permiten utilizar distintos dispositivos como computadoras, tabletas o celulares. Todo a través de una conexión a Internet.

Con el término "documentos" nos referimos especialmente a archivos de tres tipos, cada uno con características u objetivos especiales o diferenciadores:

• Archivos de texto son especiales para presentarse de manera impresa o digital, ya sea para la lectura o revisión de los mismos. Estos se diseñan con alguna herramienta de edición de textos como el programa Word de Microsoft o el programa Writer de las aplicaciones de OpenOffice, en estos se puede incluir contenido textual acompañado de imágenes, gráficos, formas y otros tipos de objetos estáticos.


• Archivos para crear hojas de cálculo, donde principalmente se manipulan datos numéricos y alfanuméricos organizados o distribuidos en forma de tablas, como por ejemplo los creados desde Calc de OpenOffice, o los creados con el Excel de Microsoft. Archivos para almacenar, y tratar datos especialmente numéricos, que son compatibles con diversas herramientas matemáticas, estadísticas y financieras, entre otras.


• Archivos de presentación, en estos se pueden juntar y usar textos, imágenes, audios, videos, gráficos y efectos especiales, con el fin de ser mostrados de manera más llamativa durante exposiciones. Estos archivos son principalmente utilizados para organizar información que se presentará en una reunión a una o varias personas. Por ejemplo, los archivos que se pueden crear con el programa Impress del paquete OpenOffice o los creados desde el PowerPoint de Office.

Además la palabra "compartidos" hace alusión a la característica especial que permite a otras personas tener acceso al documento al cual se les dio acceso. Esta particularidad permite otorgar diferentes permisos sobre el archivo que se interviene, los invitados podrían ser solo lectores o editores, lo cual se logra gracias al engranaje tecnológico sobre el que operan estos servicios.

Entonces en estas líneas, cuando hablamos de documentos compartidos nos referimos a textos, hojas de cálculo o presentaciones que pueden ser dispuestos de forma tal que varias personas puedan colaborar en la construcción del contenido del material, a través de la web, con una computadora o dispositivo móvil y mediados por una plataforma tecnológica encargada de la sincronización del trabajo.