Información administrativa

La solicitud de producción

El encargado de cátedra confecciona la solicitud de producción y la envía a la asistente administrativa de Promade. La solicitud está conformada, al menos, por los siguientes elementos:

• Formulario de solicitud de producción. En él se consignan los datos relacionados con la producción (curso al que corresponde, código, cátedra a la que pertenece el curso, programas a los que la cátedra brinda el servicio, entidad solicitante, datos de los autores, entre otros).
  
  
• Diseño curricular con el respectivo dictamen final del curso. En otra sección, se especificará la función del diseño curricular. Por ahora, se mencionará que él dicta las pautas en cuanto a objetivos, contenidos, evaluación y estrategias de aprendizaje que deben ser contempladas en el curso para el cual se producirá el material didáctico. El dictamen es el comprobante de que ese diseño curricular cuenta con la aprobación de la Comisión y el Consejo de Escuela respectivo, así como del PACE (Programa de Apoyo Curricular y Evaluación de los Aprendizajes).
  
  
• Currículo de los autores del material didáctico.
  
  
• Nota con la autorización que brinda el CONRE al autor, si este es funcionario de la UNED y recibirá pago por escribir el material. Esta nota debe ser enviada al CONRE por el director de escuela o el encargado de cátedra.

Además de esta información y según el tipo de material solicitado, se incluirán los siguientes documentos:

• En el caso de una unidad didáctica, el currículo actualizado del especialista (nombre completo, cédula, estado civil, teléfonos, correo electrónico, grados académicos, experiencia profesional, publicaciones, otros) y nota con la autorización que brinda el CONRE al especialista si este es funcionario de la UNED y recibirá pago por la revisión del material.
  
  
• En el caso de una guía de estudio, el libro externo por utilizar.
  
  
• En el caso de una antología, los artículos que se incluirán, si se cuenta con ellos. Deben entregarse digitados y revisados.
  
  
• En el caso de un material complementario, los otros materiales didácticos del curso.

Además de los elementos mencionados, la solicitud puede contener escritos realizados por los autores o cualquier otra información adicional que el solicitante considere pertinente.

La asignación de producción

Una vez que Promade recibe la solicitud de producción, la asistente administrativa completa el formulario de asignación de producción y prepara una copia del expediente para el editor académico. Luego entrega esta información al coordinador, quien le asigna la producción a un editor académico; la fecha de asignación, que rige como fecha de inicio, es señalada en el formulario de solicitud de producción, al final. Si, por diversas causas, otro autor empieza a escribir, se debe cambiar la fecha de inicio de la producción.

Entonces, el funcionario elegido revisa que los documentos mencionados en el formulario de asignación coincidan con los que se le entregan. Finalmente, firma la recepción.

La fecha de entrega de una solicitud de producción

El encargado de cátedra, con base en el tiempo de producción de cada tipo de material, puede determinar con cuánta antelación debe entregar la solicitud a Promade para que un material esté listo en un cuatrimestre específico. A continuación se indica la cantidad mínima de meses que requiere una producción según la clase de material y el tiempo que necesita Ofidive para su reproducción y distribución.

Los meses ahí expresados son hábiles, por lo que debe tomar en cuenta el mes de vacaciones institucionales de fin de año, así como la Semana Santa.

En el caso de materiales didácticos que se entregan a la cátedra y a los estudiantes en formato digital, se puede obviar el tiempo para reproducción y distribución que requiere Ofidive.

Las fechas aproximadas de inicio de cuatrimestre son las siguientes:

Esto significa que, por ejemplo, si se desea utilizar una guía de estudio en un curso que se imparte en el tercer cuatrimestre del año x, entonces se debe presentar la solicitud de producción en la primera semana de febrero de ese año (con 7 meses de antelación al inicio del cuatrimestre).

Para cumplir con estos tiempos, el coordinador debe asignar la producción a un editor académico en los cinco días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud de producción por parte de Promade.

² Esta estimación se basa en los inicios de cuatrimestre de los últimos dos años, por lo que puede haber una variación de una semana.

El contrato

Cualquier producción de un material didáctico escrito requiere de un contrato. La afirmación anterior es independiente del tipo de material, ya sea una unidad didáctica, una guía de estudio, un material complementario, entre otros, y de la manera en la cual se acordó la remuneración: sin ella, en efectivo o como parte de la carga académica. Dicho contrato está en correspondencia con la Ley de derechos de autor y derechos conexos (Ley No. 6683 de 14 de octubre de 1982, publicada en La Gaceta No. 212 del 4 de noviembre de 1982).

Los trámites de la elaboración del contrato entre usted y la UNED, representada por el rector, inician a partir de la asignación de la producción al editor académico.

En el contrato, se escribe el nombre de la obra, por lo que debe estar definido en la solicitud de producción.

El contrato puede ser rescindido por causas que atañen directamente al autor, a quien se le hace imposible continuar con el proyecto, o por decisiones que conciernen al resto de los miembros del equipo de producción. Si existe alguna razón para revocar el contrato, conviene que sea revelada cuando la producción no haya avanzado mucho, para no desperdiciar el tiempo y el esfuerzo de los actores del proyecto. Con este fin, sin ir más lejos de la primera entrega, los miembros del equipo evalúan ciertas cualidades del autor relacionadas con dominio del contenido, manejo del lenguaje escrito, tiempo para dedicarle a la elaboración del texto y respeto de los derechos intelectuales.

Los honorarios

Las tarifas vigentes para cada tipo de material, expresadas por crédito del curso y en dólares americanos, son las siguientes:

El valor anterior se multiplica por el número de créditos establecido para el curso. Por ejemplo, si una unidad didáctica pertenece a una asignatura de tres créditos, el autor recibirá $2250. Cuando el material se escribe en coautoría, el monto se distribuye entre los participantes, de manera proporcionada a la contribución de cada uno.

La gestión del pago se realiza cuando el documento es enviado a la Oficina de Distribución y Ventas (Ofidive), donde se responsabilizan de su reproducción y distribución.
Si el material didáctico va a ser entregado a los estudiantes únicamente en formato digital, el pago se tramita en el momento en que el encargado de cátedra lo recibe.