La norma 4.3 se\u00f1ala las funciones en cuanto protecci\u00f3n y conservaci\u00f3n del patrimonio que deben cumplir las autoridades y las jefaturas, de acuerdo con sus competencias. <\/p>\n\n\n\n
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Deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control que busquen asegurar razonablemente la protecci\u00f3n, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos de la instituci\u00f3n. Todo esto teniendo en cuenta el bloque de legalidad, la naturaleza de los activos y los riesgos relevantes a los que estos se puedan exponer. <\/p>\n\n\n\n
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Las normas presentan un grupo de actividades de control en cuanto a protecci\u00f3n y conservaci\u00f3n del patrimonio, pero son las autoridades y jefaturas quienes definen cuales aplicar a sus procesos, de acuerdo con la instituci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
La norma 4.3.1. indica que las autoridades y las jefaturas, seg\u00fan sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones con respecto al uso, conservaci\u00f3n y custodia de los activos pertenecientes a la instituci\u00f3n. Adicionalmente indica que se debe considerar por lo menos:<\/p>\n\n\n\n
Todos estos requerimientos deben estar incluidos en el reglamento de activos de la instituci\u00f3n.<\/em><\/pre>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n4.4.2. Custodia de activos<\/span><\/i><\/span><\/i><\/span><\/a><\/span><\/div>\nLa norma 4.3.2 sobre custodia de los activos, se\u00f1ala que a cada funcionario que utilice normalmente en el desarrollo de sus labores activos, se le debe asigna su custodia formalmente. Cuando existen activos a ser utilizados por m\u00faltiples funcionarios la custodia y administraci\u00f3n debe encomendarse a un funcionario responsable de su uso y acceso.<\/p>\n\n\n\n
En la universidad los activos que cada funcionario utiliza le son asignados para su respectivo uso y custodia. La lista de los activos de los cuales cada funcionario es responsable se pueden ver en el sistema de informaci\u00f3n de activos disponible en la intranet de la instituci\u00f3n.<\/em><\/pre>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n4.4.3. Regulaciones y dispositivos de seguridad<\/span><\/i><\/span><\/i><\/span><\/a><\/span><\/div>\nLa norma 4.3.3 indica que las autoridades y jefaturas, seg\u00fan sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicaci\u00f3n de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes seg\u00fan la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados.<\/p>\n\n\n\n
La vigilancia y dispositivos de seguridad dependen del tipo de activo, su valor y su ubicaci\u00f3n. Es importante tener en cuenta todos estos aspectos de manera que los controles no salgan m\u00e1s costosos que el valor del activo.<\/em><\/pre>\n<\/div><\/div><\/div>\n<\/div>\n\n\n\nCasos<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n, se le presentan una serie de casos o situaciones que ejemplifican incumplimientos de lo definido en estas normas de protecci\u00f3n y conservaci\u00f3n del patrimonio. Val\u00f3relos y anal\u00edcelos.<\/p>\n\n\n\n
\nCaso No. 3: Control de activos<\/span><\/i><\/span><\/i><\/span><\/a><\/span><\/div>\nEn la oficina donde trabaja Mat\u00edas tambi\u00e9n hay personal de otra oficina, es decir, comparten el espacio dos oficinas de \u00edndole muy diferente lo cual complica mucho el cuido de los activos, pues hay activos compartidos como la impresora que es utilizada por todos. En una oportunidad se le perdi\u00f3 una pieza a la impresora y por eso no funcionaba y ninguna de las dos oficinas se quer\u00eda hacer responsable de la p\u00e9rdida y debido que la usaban muchas personas no fue posible determinar qui\u00e9n se llev\u00f3 la pieza y debido a este inconveniente la reparaci\u00f3n de esta dur\u00f3 varios d\u00edas y Mat\u00edas y sus compa\u00f1eros tuvieron que buscar ayuda en otras oficinas.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n
Caso No. 4: Activos de laboratorio<\/span><\/i><\/span><\/i><\/span><\/a><\/span><\/div>\nEn el laboratorio de qu\u00edmica se utilizan una variedad de instrumentos muy delicados, entre ellos el medidor de pH, en una ocasi\u00f3n este medidor apareci\u00f3 quebrado y no se ten\u00eda reporte por parte de alg\u00fan docente, estudiante o funcionario que indicara lo ocurrido, por lo cual en el momento que se iba a utilizar fue cuando se detect\u00f3 el problema. Lo que ocasion\u00f3 un atraso a los estudiantes en la ejecuci\u00f3n de la pr\u00e1ctica que deb\u00edan hacer ya que hasta que no fue posible volver a comprar el medidor de pH los estudiantes no pudieron abordar esa pr\u00e1ctica. Si la persona que quebr\u00f3 el instrumento hubiera informado lo ocurrido en el momento, esta situaci\u00f3n no se hubiera presentado, pues se habr\u00edan realizado oportunamente todas las acciones necesarias para comprar r\u00e1pidamente el instrumento y as\u00ed no afectar a los estudiantes.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n